チェックリストを活用するための3つのポイント

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生活の中でチェックリストを活用してみませんか？

チェックリストについて関心を持ったきっかけは、以下の記事でした。

そんなに忘れ物が多い方ではないのですが、モバイル機器などの持ち物が増えたせいか、ここ数年ほど朝出かける際に忘れ物をすることが増えました。

iPhoneだったり、ハンカチだったり、メモ用に常に携帯してるボールペンだったり。無くてもどうにかなるけれど無いとなると一日不便するようなものです。

上記の記事を読んで、さっそく私もチェックリストを取り入れてみました。最初は、紹介されていた「domo Todo+」(現在は公開停止)を使っていたのですが、タスク管理アプリとチェックリストの2つの目的で利用していると、機能の切り替えが面倒になってきました。

チェックリスト用に良いアプリが無いかを探した結果、チェックリストには「ListBook」という他のアプリを使うことにしました。

チェックリストを導入してみたら朝の忘れ物に効果抜群。

毎日同じものを身に付けているのですが、寝坊してチェックをサボったりすると、途端に小銭入れやボールペンを忘れたり、腕時計をし忘れたりします。

おかげで最近はすっかりチェックが日課になりました。

効果を実感したので、最近は仕事にもチェックリストを導入。出社してからの朝、晩のルーチンタスクに採用しています。

チェックリストの効果を実感したところで、俄然興味が沸いてきたので、冒頭の記事で紹介されていた本を読んでみました。

アトゥールガワンデ晋遊舎 2011-06-18

読んでみて、これは単に忘れ物防止だけではなく、私の本業である業務プロセスの改善にも活用できると感じました。

チェックリストを使う上で重要だと感じたのは次の3つのポイントです。

「やるべきことをやったことを確認するためのチェックリスト」と「問題が発生した場合に解決するためのチェックリスト」を準備する
例えば忘れ物のチェックリストは前者の「やるべきことをやったことを確認するためのチェックリスト」です。一方、後者の「問題が発生した場合に解決するためのチェックリスト」は、例えば建築業界では「いつまでに」、「誰と誰が」、「何を」話し合うのかを確実に実施させるための、コミュニケーション状況をチェックするためのツールとして使われているそうです。
いつチェックを行うか、タイミングをきちんと決める
どのタイミングでチェックするかの基準が不明確だとなぁなぁになってしまう恐れがあります。チェックタイミングを明確に決めましょう。
チェックリストはシンプルにして、５～9個のチェックが漏れると致命的な項目に絞る
私の業務では、つい、あれもこれもと、たくさんのチェック項目を決めて色々なことを求めがちになってしまいます。そうするとチェックリストを使う側は鬱陶しくてチェックすること自体をパスしたり、チェックを適当に済ませたりしようとしてしまいます。

上記は私が気になった本書の内容のごく一部です。本書ではこのような、チェックリストに関する医療、建築、航空業界などの様々な業界での実例をベースに紹介しています。

やるべきことを漏れなく確実にこなすためのテクニックを知りたい方にお薦めの本です。ぜひ読んでみてください。