忘れ物防止から問題解決まで ~ チェックリストを活用するための3つのポイント

【この記事を読むのに必要な時間は約 3 分です。】


生活の中でチェックリストを活用してみませんか?

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チェックリストについて関心を持ったきっかけは、以下の記事でした。

これはすごい!人生がときめく「チェックリスト」7つの魔法!! | No Second Life
あなたには、ついうっかり財布を忘れて出かけてしまった経験はないだろうか? 僕は何度もあった。財布だけではない。定期入れや名刺入れ、ノートや読みかけの本などを忘れて家を出てしまい、「しまった!」となったことは何度もあった。 「あった」と過去形で書いているのには理由がある。 ここ一ヶ月ほどは、まったく忘れ物をしなくなったか...

そんなに忘れ物が多い方ではないのですが、モバイル機器などの持ち物が増えたせいか、ここ数年ほど朝出かける際に忘れ物をすることがが増えました。

iPhoneだったりハンカチだったりメモ用に常に携帯してるボールペンだったり、無くてもどうにかなるけれど無いとなると一日不便するようなものです。

そんなとき、上記の記事を読んで、さっそく私もチェックリストを取り入れてみました。 最初は、紹介されていたdomo Todo+(現在は公開停止)を使っていたのですが、本来(?)のタスク管理アプリとして利用していると機能の切り替えが面倒。

そこでチェックリスト用にはListBookという他のアプリを導入しました。

ListBook - Lists done rightを App Store で
「ListBook - Lists done right」のレビューをチェック、カスタマー評価を比較、スクリーンショットを確認、詳細情報を入手。ListBook - Lists done rightをダウンロードして iPhone、iPad、iPod touch で利用。

チェックリストを導入してみたら朝の忘れ物に効果抜群。

毎日同じものを身に付けているのですが、寝坊してチェックをサボったりすると、途端に小銭入れやボールペンを忘れたり、腕時計をし忘れたりします。

おかげで最近はすっかりチェックが日課になりました。

効果を実感したので、最近は仕事にもチェックリストを導入。出社してからの朝、晩のルーチンタスクに採用しています。

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チェックリストを活用するための3つのポイント

チェックリストの効果を実感したところで、俄然興味が沸いてきたので、冒頭の記事で紹介されていた本を読んでみました。

読んでみて、これは単に忘れ物防止だけではなく、私の本業である業務プロセスの改善にも活用できると感じました。

チェックリストを使う上で重要だと感じたのは次の3つのポイントです。

  1. 「やるべきことをやったことを確認するためのチェックリスト」と「問題が発生した場合に解決するためのチェックリスト」を準備する
    例えば忘れ物のチェックリストは前者の「やるべきことをやったことを確認するためのチェックリスト」です。一方、後者の「問題が発生した場合に解決するためのチェックリスト」は、例えば建築業界では「いつまでに」、「誰と誰が」、「何を」話し合うのかを確実に実施させるための、コミュニケーション状況をチェックするためのツールとして使われているそうです。
  2. いつチェックを行うか、タイミングをきちんと決める
    どのタイミングでチェックするかの基準が不明確だとなぁなぁになってしまう恐れがあります。チェックタイミングを明確に決めましょう。
  3. チェックリストはシンプルにして、5~9個のチェックが漏れると致命的な項目に絞る
    私の業務では、つい、あれもこれもと、たくさんのチェック項目を決めて色々なことを求めがちになってしまいます。そうするとチェックリストを使う側は鬱陶しくてチェックすること自体をパスしたり、チェックを適当に済ませたりしようとしてしまいます。

上記は私が気になった本書の内容のごく一部です。本書ではこのような、チェックリストに関する医療、建築、航空業界などの様々な業界での実例をベースに紹介しています。

やるべきことを漏れなく確実にこなすためのテクニックを知りたい方にお薦めの本です。ぜひ読んでみてください。

photo credit: Daniel Kulinski via photopin cc

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