阿部 雅彦 (まさ) この記事を読むのに必要な時間は約 6 分です。
仕事がどんどん忙しくなって、対応しないといけないことを覚えきれなくなっています。
いろいろタスク管理ツールを使ってみました。その中には「TaskChute2」も含んでいます。が、これが使いこなせない。頑張って使ってみるんですが、うまく管理できないんですよね。
ご存じない方に説明すると、「TaskChute2」はタスクシュートという考え方に沿ったタスク管理を行うためのツール。Excelのマクロとして作成されています。詳しくは以下を参照してみてください。
これまで何度かご紹介している「たすくま」もタスクシュート式の管理を行うためのアプリです。
これまでご紹介してきたように、「たすくま」は日々の生活の管理に大活躍しています。私に合わないということではないと思うのですが。
masalog.net生活全体の管理には使えるのに、仕事には使えない。その理由を考えてみました。
タスクシュートが使いこなせない理由
私の仕事は、いくつかのテーマに沿ってタスクが発生します。その内容自体はどれも、資料や報告書の作成と、打ち合わせ、メール処理と同じようなタスク。
今までは、こういったタスクをテーマごとに毎朝洗い出して、それらを「TaskChute2」に登録して処理していました。
ただ、資料の作成も打ち合わせもメールの処理も、作業自体は同じですが、必要な時間が毎日変わります。
「TaskChute2」で1時間と決めて頑張ったところで、今日提出の報告書が終わらなければ時間をかけざるを得ません。デッドラインが守れていないので、望ましくない状態なんですが、終わらないものは終わらない。
毎朝やることを洗い出すのには意味を感じています。ただタスクシュート式の特長である、その後の実行記録がうまく活用できていません。単に使わない実績記録を残しているだけの状態なので苦痛でした。
こう使ってみます
使わなくなっても、しばらくすると、毎日のタスクの洗い出しと管理はやっぱり必要だと感じます。
そこで今回はちょっと使い方を変えてみようと思います。
毎朝のタスク洗い出しは別の方法で
その日1日にやらないといけないタスクの整理は、毎朝「TaskChute2」ではなくて、手帳でアナログにやるようになってます。
割としっくり来るようになったので、これを継続します。詳細は別途紹介しようと思います。
タスクシュートは時間の確保に使う
しばらく「TaskChute2」は使わずに、タスクの洗い出しだけでやりくりしてました。
今日やらないといけないことが明確にして集中できるので、これはこれで良いのですが、「やること」と会議などの「予定」しか管理できていない状態でした。
これで何が起こるかというと、今日1日で仕事が終わるのか、優先して何をすべきなのかが曖昧に。洗い出したはいいものの、実施する時間の確保ができません。行き当たりばったり。
これはこれで縛られてなくてフリーな感じなんですが、そうも言っていられない作業量なので、もう少し自分のお尻を叩こうかと。そこで、実施する時間帯と見積時間を管理するために「TaskChute2」にもう一度トライすることにしました。
ただ、やるべきタスクを細かく登録して時間を見積もって実績を管理するのは、過去の失敗で厳しいのが分かっています。記録するだけなので嫌になっちゃう。
今回は大きな枠だけ決めて管理してみようかなと思います。
具体的には、わかりにくいですが以下のステップでテーマごとに1時間とか2時間の時間枠を決めて、その中でやる細かい作業自体はタスクシュートには記録しないようにするつもりです。
- 毎朝、今日やるべきタスクを洗い出し（これは手帳に）
- テーマごとのタスクの量を把握
- テーマごとの量に応じて時間を割り振り
- 予定も考慮して「TaskChute2」にテーマ単位で時間を確保
あとがき
まだうまく運用できていないので、わかりにくい説明になってしまいました。
しばらく試してみてうまくいったら、もう少し整理してみたいと思います。
