作業と報告の漏れを防止する 〜 キャンパスダイアリーの活用例

はてブ、シェアしていただけるとメチャクチャ喜びます!!

【この記事を読むのに必要な時間は約 4 分です。】


1月に新しい手帳を使い始めて4ヶ月が過ぎました。

今年はスケジュール用の手帳とは別に、会社でのタスクの管理と実績の記録に新しい手帳(というかノート)を独立して使っています。

これまでも「ほぼ日手帳」を同じように使ってきたのですが、だいたい今くらいの時期になると書く内容が適当になったり、白紙のページが増えたりしていました。

それが今年は今のところ、この仕組みが毎週いい感じに運用できています。

GWが明けて、また新しい気分で仕事を再スタートするこのタイミングで、運用方法をご紹介したいと思います。

スポンサーリンク

タスクの予定と実績をノートに記録

コクヨのノートブックサイズのキャンパスダイアリーを利用

今年新たに使い始めたタスク管理用の手帳は、コクヨの1週間見開きタイプのキャンパスダイアリーです。

▲時期が時期なので、もうほとんど在庫が無い感じですね。4月開始タイプがあれば良いのですが、見つからず。

▲キャンパスダイアリーにもいくつかタイプがあるのですが、今回ご紹介するのは左側が1週間の予定、右側が自由記入欄というよくある1週間見開きタイプです。

キャンパスダイアリーはサイズも選べます。

今回私が購入したのは普通のノートと同じ、B5サイズです。普通の手帳よりもサイズが大きくて、紙質も含めていつものコクヨのキャンパスノートと同じなのが気に入っています。

▲以前から利用している、ノートカバーに普通のキャンパスノートと2冊一緒にして会議などに持ち歩いています。

キャンパスダイアリーの利用方法

左半分は日々の記録、右半分は日を跨ぐタスクとメモ

▲使い方はこのような感じ。

左側は日別の予定とタスクの記録、右側は特定の日に限らないタスクや書いている中で気になったことを書くのにフリーに利用します。

朝一でその日の予定とタスクの整理

毎朝、出社したらスケジュールを確認して、その日の欄に予定されている会議の予定を記入します。

別に使っているスケジュール用の手帳と、社内での共有用のスケジューラ(Outlook)を見て転記する形です。

今日何の目的でどこで開催されるのか、そのために準備をしておかないといけないことは終わっているか、朝一で確認するのが目的です。

スケジュールを眺めるだけではなくて、手で転記することで、頭が働いて色々思い付くことが多々あります。

この時にその日済ませておきたいタスクも書き出します。これはあらかじめ前日の帰宅時に書き出しておくこともあります。

タスクには頭に「□」を書くようにして、そのタスクが終わった時にチェックします。

また、こうして予定やタスクを書きながら思い付いた内容は右のページに書き出します。

仕事中は常に手元に

仕事中はこのノートを常に手元に置いています。

ノートカバーで普通のノートも一緒なので、会議にも持ち込んで追加のタスクがあれば都度書き加えています。

追加するタスクは今日中に終わらせないといけないものばかりではないので、タスクとわかるよう「□」を頭に付けたうえで右側のページに記入します。

その時点でどう進めようか考えがあれば、これも右側のページにざっくり書いてしまうこともあります。

帰宅時はその日の振り返りと明日の自分への引き継ぎ

帰宅時には朝予定していて終わった作業にチェックして、完了状況を確認。終わらなかったことは、翌日に転記します。

また、その日行った作業の内容を予定と色を変えて青字で記入しています。

利用の効果

私の仕事は、割と色々なテーマが並行して走っていたり、メールへの返信のような細かいタスクが多かったりするのが特徴です。

抜けが無いようにOutlookのタスク管理機能も利用しているのですが、いちいち確認するには数が多かったり、今どのタスクが優先なのか把握しきれないことがありました。

このノートを使うようになって、朝一で交通整理をしておくことで、抜け漏れが減ったように感じています。

また帰宅時に、翌日に持ち越すこと、その日やったことを書き出すことで、頭の中からいったん忘れていいやという気待ちになるためでしょうか。オンとオフの切り替えがうまくいく感覚もあります。

1週間の作業実績が一覧できるので、週次の報告書を書く際に何を報告すべきか洗い出しやすいというのも利点です。

まとめ

以前から1日1ページの「ほぼ日手帳」で同じように予定と実績を書き出していました。

今年、気分を変えて見開き1週間タイプのノートに変えて、今のところうまくいってます。

1日あたりのスペースが少ないので整理して書こうという意識になるのと、1週間を一目で見通せるのが私には合っていたのかなと思います。

春のこの時期なので、既にそれぞれ使われている手帳があるかと思いますが、こんな感じの利用方法もあります。参考になる点があれば、取り入れてみてください。

「ほぼ日手帳」時代も同様の使い方をしていました。その頃の記事はこちらです。

「ほぼ日手帳」の仕事での活用方法 ~ 今日のタスクをリストで把握
「ほぼ日手帳」の仕事での活用方法 ~ 今日のタスクをリストで把握
先日の記事でも触れましたが、毎日の会社でのタスクの洗い出しはアナログな方法でやっています。 具体的に使っているのは「ほぼ日手帳...