「ほぼ日手帳」の仕事での使い方 ~ Todoリストの活用で1日のタスクを管理

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ほぼ日手帳

先日の記事でも触れましたが、毎日の会社でのタスクの洗い出しはアナログに手帳を使って行っています。

具体的に使っているのは「ほぼ日手帳」。もう何年も手帳はこれです。文庫本サイズで1日1ページと、書く場所がたっぷりあるのが気に入っています。

プライベートな予定はGoogleカレンダーで管理しているので、「ほぼ日手帳」には基本的に仕事のことのみを記載しています。

特殊な使い方をしている訳ではないですが、手帳の中身をチラ見せついでにどんな感じで使っているかシェアしてみます。

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仕事で使う「ほぼ日手帳」の利用方法

マスクしまくりですが、ある日のページはこんな感じです。

Daily task list

朝一番で今日の仕事を洗い出し

右上には、別に管理しているタスク管理ツールから今日やるタスクをピックアップして書き出しています。
毎朝、会社の席に座ったら最初にやるようにしてます。「ほぼ日手帳」には、チェックボックス付きの専用欄が用意してあるので便利です。

タスク管理ツールは、会社のシステムの都合でOutlookの機能を使っています。これだけでも管理できそうなもんですが、毎日どんどん増えるので、定期的に確認しないと見落としそうなのです。

あと、今日やることはこれだけと決めることで、メリハリを持たそうとしています。
これは下記の本から取り入れました。毎日やるべきことを決めた「クローズリスト」を作ってそれ以外は明日に回すことを基本に考える管理方法が紹介されています。既に中古でしか入手できないようですが、かなりオススメです。

(2016.10追記)
なんと「マニャーナの法則」が大幅に改定されて完全版で復刊です!これから購入を検討される方はこちらをどうぞ。

(追記ここまで)

完了したらチェックして消し込み

朝リストを作成したら、デスク上で今日のページを開いたままにしています。
「ほぼ日手帳」は開いたページが勝手に閉じない綴り方になっているので、常に今日やることと予定が目に入るのがいい感じです。

書き出したタスクが終わったら、チェックを付けていきます。全部完了できると達成感があります。

リストにあげた以外の作業があったり、作業の結果で記録しておくことがあれば、青ボールペンで書いておくようにしています。「ほぼ日手帳」は書く欄が広いので、会議で出たアクションアイテム等もどんどん書き込んで記録を残しています。

これらの内容は週報を書く際に役立ちます。1週間あると細かい作業内容ってやったことすら忘れていることがあるので、漏れなく報告するのに記録が必須になっています。

また、その日終わらなかったタスクは、退社の際に翌日のリストに転記しています。

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時間の配分が課題

朝、チェックリスト化して消し込んでいくだけのシンプルな方法です。「ほぼ日手帳」じゃなくても、1日辺りの欄が大きい手帳でも、なんなら普通のノートでも同じことできると思います。

(2018.3追記)
実際、現在はウィークリーの「キャンパスダイアリー」を利用して、本記事と同様の管理を行っています。詳細は以下の記事を読んでみてください。

(追記ここまで)

どれくらいの時間かかったかの記録や、リストにあげた作業をほんとうに全部その日のうちに終わらせられるかの判断が適当なのが課題。この辺りの解消にはタスクシュートを活用したいと考えています。