阿部 雅彦 (まさ) この記事を読むのに必要な時間は約 4 分です。
「たくさんのことを整理して伝えたい」
メールを書いたり、プレゼン資料を作成する際に私もよく使いますが、こんな時には箇条書きが有効です。
今回読んだ「超・箇条書き」では、伝えたいことを短く、魅力的に伝えて、その結果人を動かすためのポイントを『超・箇条書き』の「３つの技術的要素」として紹介しています。
以下で、その概要をご紹介します。
『超・箇条書き』の「３つの技術的要素」
構造化
最初のポイントは「構造化」です。これは、相手が全体像を一瞬で理解できるようにすることです。
読み手に全体像を一目で理解してもらえる文章を箇条書きで書くには、伝えたいことの意味を意識して、箇条書きで書いたそれぞれの文の階層を揃えると良いです。
例えば、会議の内容を箇条書きにするのであれば、議題と結論をグルーピングして分けたり、それぞれの冒頭にサマリーを書いておくことで非常に理解しやすくなります。
物語化
2つ目のポイントは「物語化」です。
これは相手が関心を持って最後まで読み切れるようにすることです。
そのためには、相手が何に関心を持っているかを意識して、箇条書きにする文章の流れを考えるのがコツ。
例えば、「つかみ」として最初に相手が聞きたい結論を伝えたり、全てを書くのではなくポイントに絞って書いたり、固有名詞を使って読み手に具体的にイメージしてもらったりすることで、相手に読もうと感じてもらえるようになります。
メッセージ化
最後のポイントは「メッセージ化」です。
これは相手の心に響かせ、行動を起こさせるようにすることです。
それには意思表示を明確にして、一般的、無難、当たり前な表現を避けましょう。
例えば、「改善する」「見直す」「推進する」といった曖昧な用語を使わず、具体的に何をやって、何をやらないのか、そしてその結果は具体的にどれくらいなのかを数値で示すことで、読み手に伝えたいことがクリアに伝わります。
まとめ
仕事をしていると、会議のメモや報告資料等で箇条書きを書く機会は山ほどあります。
そんな中でなんとなく理解していた「箇条書きを分かりやすく書くコツ」が本書では整理して紹介されています。
「そう言えばそういうことを意識していた」ということも多いのですが、箇条書きを書く際にこういったことを意識することで、効果的なアウトプットができるようになると思います。
３つのポイントを使うと、分かりにくい箇条書きかどのように改善されるかの具体的な例も豊富で非常に勉強になりました。
議事録等で箇条書きがうまく整理して書けないなと感じておられる方におすすめの本です。ぜひ読んでみてください。
