阿部 雅彦 (まさ) この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。
180名から申し込みがあり、当日170名を超える方が参加された立花岳志さん主催の「月間100万PVブログの作り方セミナー」をスタッフとしてお手伝いしてきました。
www.ttcbn.net
▲開始後も受付をしていたので最後尾から。さすがにこの人数は壮観です。長身の立花さんが小さく見えます。
この人数はセミナーは立花さんとしても新記録だそうです。ただ、大人数/大規模なイベントとしてDpubを何度も開催されているだけあって、開催の事前準備は非常にスムーズでした。
お蔭でスタッフとして参加した我々も特にお手伝いで苦労することも、大きなトラブルもなく無事開催することができました。
(参考)「Dpub 9 in 東京」ただの巨大な飲み会に参加しました | MasaLog
今回、役得でセミナーもお聞きさせていただきましたが、この人数が参加したブログセミナーなら内容についての感想はたくさんの方が記事にされるはず。
ということで、私からはスタッフとして参加した開催の裏側をご紹介したいと思います。
成功する大規模セミナー運営のポイント
スタッフの人数確保
今回大規模セミナーということで、私を含めてスタッフが多数参加していました。
立花さんは、TLI(ツナゲル・ライフ・インテグレーション講座)と立花B塾という、複数のセミナー受講者によるコミュニティを構築されています。
今回のスタッフは、これらのコミュニティで募集されたボランティアスタッフです。
講演を聴きたいこともあり、あっという間に20名のメンバーが集まりました。
資料配布や受付け、会場への誘導と、開場からセミナー開始までだけでもいろいろ作業があるわけですが、スタッフが大勢いたことで、手分けしてスムーズに行うことができました。
スタッフ・ゲスト用Facebookグループで認識合わせ
大勢のスタッフとの打ち合わせは専用のFacebookグループで行いました。
集合時間などの当日の段取りや、事前に必要なものの手配、どういった作業が必要か、そしてその役割分担は全てこのグループの中で事前に行いました。
イベントスタッフに慣れていないメンバーばかりですから、会場に集まってからではなく、事前に認識合わせができたことも成功の要因だったと思います。
DoorKeeperの活用
今回のセミナーの申し込みや案内システムには、Doorkeeperが利用されました。
Doorkeeperでは事前に受講者に受講チケットとしてQRコードの付いたメールを送付します。
受付側のスタッフ用にはチェックイン用のiPhoneアプリが用意されていて、受講者が会場に来られたらそのアプリでチケットのQRコードをカメラで読み取るだけで受付が終了します。
会場に一斉に受講者の方が来られたら混乱するかもと、受付には10人のスタッフが配置されていたのですが、会場前の早い時間から来られる方が多かったこともあり、手持ち無沙汰のスタッフが出るほど受付をスムーズに行うことができました。
リアルタイムで何人が参加していて、あと何人が来ていないかも把握できるので、「あとこれだけ来られていないから、そろそろ受付が忙しくなりそう」といった目安も分かって良かったです。
ふだん受講者側としてや、なんどか小規模のセミナーで受付のお手伝いをする際に利用したことがありましたが、Doorkeeper優秀でした。
まとめ
正直に言うと役得でセミナーに参加できるのが目的で手を挙げたスタッフなんですが、大人数のイベントでスタッフをやる機会はそうそう無いので良い経験になりました。
仕事でも多少イベント開催に関わっているので、そちらにも活かせそうです。(動員数は多いのに、スタッフの人数は今回より少ないんですが……)
▲170名でのいつもの「質より量より更新頻度」も聴けて満足です(笑)
▲最後の記念撮影もこの人数。この撮り方は斬新でした。カメラマンのなむさん流石でした。
大勢の熱気で大変楽しいイベントでした。
立花さんありがとうございました！
